6 stappen naar effectieve planning

Voor langetermijndoelen heb je een meerjarenplan nodig, voor kortetermijndoelen - een kwartaalplan, en voor huidige doelen - maandelijks, wekelijks, dagelijks. Wat is echt belangrijk bij het plannen? Hier zijn de 6 belangrijkste stappen voor een succesvolle planning.

Tijdmanagementspecialisten adviseren dat bij het plannen van actualiteiten, doe dit in het perspectief van een week, omdat de week een bredere context geeft aan onze activiteiten. En waar moet u op letten bij het organiseren van taken?

Dankzij het prikbord ontdek je dat je niet alles hoeft te doen! Dan zult u het plezier van uw vrije tijd ervaren. Ons persoonlijke en professionele succes hangt grotendeels af van hoe we onze tijd indelen. We kiezen zelf de manier waarop we het besteden, we dragen ook de gevolgen van deze beslissingen. Laten we, om onszelf in de loop van de tijd goed te redden, de stelregel van Stephen R. Covey volgen: "In plaats van je te concentreren op het juiste doen, moet je je aandacht richten op het juiste doen." Onze beslissingen over het gebruik van tijd worden beïnvloed door twee criteria: urgentie en belang. We hechten vaak belang aan te veel taken. Maar de juiste prioriteitstelling gaat over het besef wat hooguit in onze waardenhiërarchie valt, en niet alleen over het reageren op urgente zaken. Hoe ze van elkaar te onderscheiden? Urgentie is een criterium met betrekking tot tijd, belang voor onze doelen. Een praktisch hulpmiddel dat de reikwijdte van activiteiten laat zien en helpt te identificeren wat echt belangrijk is, is het tijdbord. De belangrijkste voorwaarde voor effectief handelen en plannen is om te focussen op kwadrant II en tegelijkertijd veel activiteiten in I en III te elimineren, en kwadrant IV te negeren.

Belangrijk

Tijdschema: kwadrant I.

Het behandelt zowel belangrijke als urgente zaken. Het is "crisisbeheersing" - acties van strategisch belang en urgente zaken. In dit kwartaal werken en gebruiken we onze kennis om op veel situaties in te spelen en uitdagingen aan te gaan. We kunnen deze zaken niet negeren.

Tijdschema: kwadrant II

Het behandelt belangrijke maar niet urgente zaken. Het is een "kwaliteitsvolle" wijk waarin we onszelf managen: we maken langetermijnplannen, anticiperen op problemen en voorkomen ze, ontwikkelen vaardigheden, regenereren, brengen tijd door met dierbaren. Hoe meer tijd we in dit kwartaal doorbrengen, hoe meer ons vermogen om te handelen toeneemt. Het verwaarlozen van de activiteiten erin verwijdt kwadrant I, dat ons uiteindelijk opslokt, stress en burn-out veroorzaakt.

Tijdschema: kwadrant III

Er zitten urgente zaken in, maar niet belangrijk. Dit is een kwart van een waanvoorstelling, omdat het geroezemoes rond wat dringend is, een illusie van belang kan creëren. In dit kwadrant voeren we acties uit die actueel zijn, maar belangrijk voor iemand anders, we vervullen de verwachtingen van anderen, denkend dat we ons in kwadrant I bevinden.

Tijdschema: kwadrant IV

Dit zijn geen urgente en onbelangrijke zaken. Door de tijd die in dit kwartaal wordt doorgebracht te minimaliseren, winnen we tijd voor echt belangrijke dingen.

1. Effectieve planning: denk na over uw visie en missie

Denk bij het plannen van uw activiteiten na over wat het belangrijkste in uw leven is. Denk na over uw visie, wat u zou willen doen, de regels waaraan u zich houdt (kompas!). Hoe afstandelijk het ook mag lijken, het is buitengewoon belangrijk omdat uw overtuigingen van invloed zijn op de doelen die u voor uzelf stelt, de beslissingen die u neemt en hoe u uw tijd besteedt.

Reflectie op de eigen missie is een essentiële voorwaarde om te handelen naar wat belangrijk is, omdat het een sterke invloed heeft op de uitvoering van de rest van de activiteiten die aan kwartaal II zijn toegewezen. Als uw levenscredo persoonlijke ontwikkeling is, bij uw gezin zijn, de waarden van het leven of sociale activiteit ontdekken, dan zult u, door er van tijd tot tijd naar terug te keren, de belangrijkste dingen in uw geheugen laten afdrukken. De missie zal een kader creëren waarbinnen u beslissingen neemt in de volgende fasen van de planning.

2. Effectieve planning: definieer uw rollen

Rollen zijn symbolen van plichten, relaties met mensen, activiteiten ten behoeve van de samenleving. Door ze duidelijk te definiëren, ontstaat er een natuurlijke structuur die ons in staat stelt het evenwicht te bewaren. De rollen die je speelt, zijn gebaseerd op je missie. Maak een lijst van uw rollen op een stuk papier (bijv. Vrouw, moeder, student, manager, directeur, lid van een sportclub). Onderzoek toont aan dat verschijnen in meer dan zeven niet effectief is, dus probeer bijvoorbeeld bepaalde functies te combineren.Door levensrollen te identificeren, kun je het leven als geheel zien - je kunt zien dat het niet alleen werk of gezin is, maar allemaal samen. Terwijl u uw rollen beschrijft, zult u "belangrijke maar niet urgente" zaken opmerken (kwadrant II) die gewoonlijk worden genegeerd. Voeg naast de rollen "slijpzaag" toe aan het weekschema. Het is de energie die we moeten steken in het perfectioneren van onze vaardigheden in vier fundamentele dimensies van het leven - fysiek, sociaal, intellectueel en spiritueel. Geabsorbeerd in "zagen" (resultaten behalen), vergeten we de zaag te "slijpen" (het vermogen behouden of ontwikkelen om resultaten te behalen in de toekomst). Als we bijvoorbeeld niet sporten (fysieke sfeer), we geen kennis ontwikkelen (sociale sfeer), we niet de laatste verworvenheden in onze branche volgen (intellectuele sfeer) of we weten niet wat belangrijk voor ons is in het leven (spirituele sfeer), kunnen we 'bot worden' ”Door onbalans.

3. Effectieve planning: kies doelen voor elke rol

Bedenk wat het belangrijkste dat u deze week in elke rol kunt doen om positieve resultaten te behalen. Wat is essentieel, bijvoorbeeld als echtgenote, echtgenoot, ouder, werknemer? Gebruik bij het zoeken naar activiteiten een kompas in plaats van een horloge en concentreer u op wat belangrijk is, niet urgent. Dit kan bijvoorbeeld een date zijn met een echtgenoot, meer tijd voor een kind, informatie inwinnen over een cursus voor snellezen, meditatie. Stel jezelf een of twee doelen voor elke rol.

4. Effectieve planning: leer beslissingen te nemen

Om de doelen van kwartaal II te vertalen in een actieplan, moet je de hele week leren om de juiste beslissingen te nemen. We proberen vaak tijd te vinden voor 'belangrijke' activiteiten in wijk I en III, die al vol activiteiten staan. We werpen ons van het ene geval naar het andere, vertrouwen het aan een ander toe, stellen het uit, in de hoop tijd te vinden voor de belangrijkste dingen. Maar - zoals Stephen R. Covey schrijft - " het punt is niet om plannen te prioriteren, maar om prioriteiten te plannen." Stel je een brede pot voor waarin je grote stenen doet. Hoewel de pot gevuld is met stenen, is hij niet vol, je kunt grind in de gaten strooien. Maar de waarheid is dat de pot nog steeds niet vol is - je kunt zand toevoegen en dan nog wat water. Onze doelen in kwartaal II zijn "grote stenen". Als we ons eerst met andere zaken bezighouden - water, zand en grind, en dan grote stenen in het plan willen passen, zullen onze pogingen zinloos zijn. Maar als we weten welke dingen grote stenen zijn en ze voor iedereen neerzetten, zullen we zien hoeveel we kunnen bereiken en hoeveel water, zand en grind er in de lege ruimtes zijn. We zullen bereiken wat we belangrijk vinden, en tegelijkertijd zullen we andere activiteiten daarop 'aanpassen'.

5. Effectieve planning: organiseer elke dag

Uw dagelijkse taken zijn om de belangrijkste dingen eerst te doen, ondanks de onverwachte omstandigheden en uitdagingen van de dag. Soms lukt het je om het plan uit te voeren, soms moet je het veranderen, maar vertrouw bij het nemen van beslissingen op de aanwijzingen van je interne kompas. Om 's ochtends de belangrijkste dingen op de eerste plaats te zetten:

STEL JE HET VERLOOP VAN DE DAG VOOR - bekijk het weekschema, zoek jezelf op, bekijk deze dag in de context van de 7 dagen. Dit zal u helpen om gepast te reageren op onverwachte situaties.

STEL PRIORITEITEN IN - markeer uw acties met de symbolen van kwartalen I en II - hierdoor weet u zeker dat de zaken van kwart III niet in uw schema passen. Indien verdere prioritering nodig is, markeer dan de activiteiten van kwartalen I en II gedetailleerder (bijvoorbeeld met een cirkel).

DEFINEER TAAKTIJD EN TIJD - scheid de taken die strikt getimed zijn van de taken die op elk moment van de dag kunnen worden uitgevoerd. Schrijf ook tijdslimieten op voor specifieke activiteiten.

6. Effectieve planning: evalueer uw effectiviteit

Denk aan het einde van de week na over welke doelen je hebt bereikt, welke uitdagingen je tegenkwam, welke beslissingen je moest nemen, of de belangrijkste dingen voorop kwamen bij het maken van een keuze. Een wekelijks overzicht helpt u te voorkomen dat u dezelfde fouten herhaalt, zodat u de komende weken effectiever kunt zijn.